📦 COMUNICADO AOS ASSOCIADOS — RECEBIMENTO DE ENCOMENDAS

 

Prezados Associados,

 

Com o crescimento do Residencial Ibirapitanga e, consequentemente, do volume de encomendas e correspondências recebidas diariamente, a área destinada ao recebimento de pacotes na APRI vem enfrentando algumas dificuldades operacionais.

 

Com o objetivo de manter a qualidade do atendimento e proporcionar um serviço organizado e eficiente a todos, estamos monitorando os principais problemas identificados pela equipe responsável pelo setor.

 

Entre as situações observadas estão:

 

1. Volumes de grande peso ou dimensão
Estão sendo direcionadas ao setor encomendas com dimensões e pesos excessivos, inclusive volumes que dificultam o manuseio pelos próprios Associados e que ocupam espaço muito superior à capacidade disponível.

 

2. Encomendas não retiradas
Alguns volumes permanecem armazenados durante vários dias, reduzindo significativamente o espaço disponível para novas encomendas.

 

3. Identificação incorreta dos destinatários
Tem sido recorrente o recebimento de encomendas sem a correta identificação do Associado ou utilizando apelidos. Como a identificação é realizada a partir dos dados cadastrais da APRI, isso gera retrabalho, necessidade de investigação e atraso na comunicação ao destinatário.

 

4. Utilização indevida do endereço da APRI
Temos identificado situações em que vizinhos, antigos funcionários e prestadores de serviços utilizam o nome de funcionários atuais e o endereço da APRI para receber encomendas e correspondências que posteriormente são retiradas por terceiros.

 

5. Acúmulo de mercadorias para atividades comerciais
O setor tem sido utilizado, em alguns casos, para receber e armazenar grandes quantidades de produtos destinados ao abastecimento de negócios particulares, funcionando, na prática, como um centro de distribuição, o que não corresponde à finalidade do serviço.

 

6. Retirada por terceiros sem autorização prévia
Também ocorrem situações em que prestadores de serviços ou terceiros comparecem para retirar encomendas em nome de Associados sem que tenha sido realizada previamente a devida autorização e identificação. Isso exige verificações adicionais da equipe e aumenta o tempo de atendimento dos demais Associados.

 

7. Retirada de correspondências nos Correios
Duas vezes por semana, a APRI desloca um motorista até a agência dos Correios de Santa Isabel para realizar a retirada das correspondências e encomendas. Como essa retirada é feita em lote, não é possível realizar a conferência individual dos destinatários no local. Assim, eventuais problemas de identificação somente são percebidos posteriormente, causando atrasos na comunicação aos Associados.

 

8. Encomendas com palavra-chave de segurança
Algumas entregas exigem uma palavra-chave fornecida pelo destinatário. Quando essa informação não é disponibilizada previamente no setor e na portaria, ou o Associado não está acessível no momento da entrega, podem ocorrer dificuldades para concluir o recebimento e posterior liberação do volume.

 

9. Acesso à área restrita
Solicitamos que seja respeitada a sinalização existente na porta do setor, que estabelece “ACESSO SOMENTE PARA FUNCIONÁRIOS”. A restrição é necessária para garantir a organização, segurança e controle das encomendas.

 

10. Materiais incompatíveis com a área de recebimento
Também estão sendo direcionados ao setor materiais de construção, como cimento, areia, pedras, latas de tinta e outros produtos que podem apresentar riscos de deterioração, vazamentos, fogo ou explosão ao conter solventes, ocupando espaço excessivo que é destinado a produtos muitas vezes frágeis dos demais associados.

 

⚠️ ALGO QUE OS ASSOCIADOS PODEM CONTRIBUIR DE IMEDIATO

 

Enquanto as demais medidas estão sendo avaliadas, solicitamos a colaboração de todos os Associados na correta identificação das encomendas.

 

É fundamental que o destinatário seja identificado pelo NOME COMPLETO, e não por apelidos, e que seja informado o NÚMERO DA QUADRA E LOTE, pois esses são os dados utilizados pela APRI para localizar corretamente o proprietário no cadastro.

 

Exemplo de identificação para recebimento de pacotes ou correspondências:

 

Nome: José da Silva
Logradouro: Rua Biguá, 3023
Complemento: Q08 L99

Bairro: Ouro Fino
CEP: 07500-000 — Santa Isabel/SP

 

Exemplo de identificação utilizando a Caixa Postal:

 

Caixa Postal 165

Nome: José da Silva
Logradouro: Rua Biguá, 3023
Complemento: Q08 L99

Bairro: Ouro Fino
CEP: 07500-000 — Santa Isabel/SP

 

Essa simples providência contribui significativamente para reduzir erros, retrabalho e tempo de localização dos destinatários, permitindo que a equipe comunique a chegada das encomendas com maior agilidade.

 

🤝 EM BUSCA DE MELHORIAS

A Diretoria reconhece que o aumento do número de encomendas é consequência natural do crescimento do Residencial e que o atual espaço e os recursos disponíveis possuem limitações.

 

Por esse motivo, medidas adicionais estão sendo estudadas para melhorar os controles, a organização, a segurança e o fluxo de atendimento do setor.

 

Nosso objetivo não é dificultar o recebimento de encomendas pelos Associados, mas adequar os procedimentos à realidade atual do Residencial, garantindo que o serviço continue funcionando de forma organizada, segura e justa para todos.

 

Contamos com a compreensão e, principalmente, com a colaboração dos Associados para que possamos juntos melhorar esse serviço.

APRI — Associação dos Proprietários em Reserva Ibirapitanga
Diretoria 2026–2028